Skabeloner – ved indkøb under tærskelværdien

Der kræves typisk en bred beskrivelse, når der sammenlignes tilbud og når sagen udbydes. Indkøbet/løsningen skal beskrives nøje, så den der tilbyder kan sikre at krav og forventninger overholdes.  Er der f.eks. tale om en AV løsning så er det bedre, at udbyde indkøbet i miniudbud via SKI’s dynamiske indkøbssystem med fleksibelt sortiment, som de fleste leverandører er koblet op på.  Er der derimod tale om køb af AV produkter som findes på statens forpligtede aftale på AV Udstyr via SKI, så kan de indkøbes direkte på aftalen.
Hele indkøbsprocessen skal dokumenteres inden der handles.

Træk rigtig på GF Indkøb som gerne bistår med hele processen, og som sikrer at den fornødne dokumentation sikres. Dokumentationen bør gemmes i fulde 5 regnskabsår efter indkøbet er leveret/kontrakten er ophørt. Indkøb på mindre end 20.000 kr. kan skolerne med fordel selv håndtere lokalt, Vær obs på at alle de mange indgående indkøbsaftaler skal iagttages selv ved de meget små indkøb.

GF har udarbejdet en notat skabelon som skolerne/lokale indkøbere er meget velkommen til at hente inspiration i når skolen uden om GF indkøb indhenter tilbud mv. Her på siden har vi også indsat statens Indkøbs notatskabeloner som også kan bruges.

A Skabelon NOTAT indkøb under tærskelværdien

B Kravspecifikation tilbudsindhentning annoncering varekøb - Statens indkøb

C Evalueringsnotat Tilbudsindhentning annoncering varekøb -Statens indkøb

C1 Eksempel på Tilbudsevaluering med vægt på kvalitet og miljø og bæredygtighed

D Acceptskrivelse tilbudsindhentning annoncering varekøb - Statens indkøb

E Afslagsskrivelse tilbudsindhentning annoncering varekøb - Statens indkøb

F Erklæring om persondataunderretning