Indkøb & Udbud

Gymnasiefællesskabets Indkøbsafdeling bistår 30 gymnasieskoler med administrativ bistand og sagsbehandling, strategisk indkøb, aftale- og kontraktopfølgning og rådgivning inden for Indkøbs- og udbudsområdet, serviceaftaler og kontrakter mv.
Afdelingen skal medvirke til professionalisering og systematisk samarbejde om indkøb og udbud af forskellige varer og tjenesteydelser med gode resultater, stordriftsfordele og rationaliseringsgevinster til følge.

Afdelingen bistår partnerskolerne med:
• Kontraktopfølgning
• Kvalitetssikring af nye og bestående kontrakter
• Projektledelse i forhold til EU-udbud og koordinering af fælles indkøb på skolerne som konkurrenceudsættes.
• Projektledelse i forhold til lokale konkurrenceudsættelse samt indgåelse af indkøbs- og serviceaftaler med en vis volumen
• Kortlægning af skolernes indkøb og aftaler
• Benchmarking
• Sparring, rådgivning og viden om rammeaftaler og relevante regler
• Udvikling og optimering af interne indkøbsprocesser
Indkøb og udbud planlægges i tæt samarbejde med den enkelte skole og samarbejdspartnere.

30 gymnasier på Sjælland og Fyn deltager i indkøbssamarbejdet. Eksterne rådgivende konsulenter inddrages efter behov, og hvor det er økonomisk hensigtsmæssigt.
Gymnasiefællesskabet samarbejder også med andre indkøbsfællesskaber omkring indkøbsaftaler og udbud.

Småindkøb af varer og tjenesteydelser (engangsindkøb) af begrænset værdi foretager partnerskolerne uden bistand fra Indkøbsafdelingen.

Skolernes lokale indkøbspolitik skal iagttages både når indkøbet foretages lokalt, og når indkøbet sker i samarbejde med indkøbsfællesskabet.

Ved indkøb vil der som hovedregel skulle tages hensyn til en bred vifte af kriterier – herunder at:
* Opnå de bedst mulige priser for den bedst mulige kvalitet (funktionalitet, æstetik, holdbarhed, bæredygtighed m.m.)
* Opnå de bedst mulige leveringsbetingelser, leveringsgarantier og leveringsservice
* Opnå de bedst mulige service-, garanti– og betalingsbetingelser
* Opnå de mindst mulige miljøbelastninger

Når der købes ind, skal der foretages en vurdering af forskellige delelementer som pris, øvrige omkostninger, kvalitet, miljø og bæredygtighed, sociale forhold, leverandørens økonomiske forhold og leveringssikkerhed.

Løbende indkøb vil som udgangspunkt ske på de tilgængelige aftaler som findes i skolens e-handelssystem, såfremt disse dækker skolens behov, da skolens betingelser på forhånd er fastlagt og godkendt i disse aftaler.